الإجراءات النظامية

اولا : إشتراطات عامة:

- الحجاج الذين يرغبون أداء فريضة الحج خارج نطاق بعثات الحج الرسمية، يجب أن يكون قدومهم عبر منظم يمثل الحجاج وهو إما أن يكون: شركة سياحية، وكالة سفر، جمعية خيرية ، حملة، أو فوج.

- يجب توفر الشروط التالية في المنظم:

1-أن يكون هذا المنظم مصرحاً له من الجهة المختصة ومن وزارة الخارجية في بلده بممارسة أعمال السفر والسياحة، وأن يصادق على ذلك من ممثلية خادم الحرمين الشريفين بتلك الدولة.

2-أن يكون لديه القدرة والملائمة المالية الكافية لتنفيذ كافة الاشتراطات، ومنها دفع المقدار المطلوب مقدما من أجور الخدمات والضمانات المالية التي سيتم إيضاحها لاحقاً ضمن فقرات هذا التنظيم.

3-أن يكون لديه التجهيزات التقنية المناسبة، وإمكانية الارتباط بشبكة الحاسب الآلي الخاصة بوزارة الحج لإدخال بيانات جوازات سفر حجاجة قبل تقديمها لممثلية خادم الحرمين الشريفين في بلده للحصول على التأشيرات ودفع التكاليف الخاصة بذلك.

- لا يجوز للمنظم إبرام أي عقود خدمة مع المؤسسة طوافة خلافاً للمؤسسة التي تتبعها جنسية الدولة التي حصل منها على تصريح العمل.

- الحد الأدني لعدد الحجاج لكل منظم هو خمسون حاجاً, والحد الأعلي هو ستمائة حاج، وفي حالة طلب الزيادة ينظر في ذلك من قبل وزارة الحج، على ألا يترتب على ذلك تجاوز الحصة المقررة لكل دولة.

- المنظم الذي يزيد عدد حجاجه عن مئتي حاج بشترط عليه أن يعين شخصاً عن كل مئة حاج، يكون مسؤلا عن الإشراف الميداني للحجاج، ومتابعة الخدمات المقدمة لهم، ويكون ضمن عدد التأشيرات الممنوحة له.

- المنظم الذي يزيد عدد حجاجه عن مئتي حاج يشترط عليه أن يقدم لممثلية خادم الحرمين الشريفين في بلده عند تقديم الجوازات للحصول على التأشيرات عقدا موقعا مع الناقل الجوي لنقل حجاجه ذهابا وعودة، أو بيانا معتمدا من إحدي شركات الطيران بالحجوزات المؤكدة المدفوعة الثمن.

- تصديق عقود الإسكان من فرع وزارة الحج بمكة المكرمة والمدينة المنورة، ولا يجوز تغيير موقع السكن إلا بموافقة وزارة الحج.

- عقود الفنادق السكنية يتم إبرامها والتصديق عليها من قبل فرع وزارة التجارة والصناعة بمكة المكرمة والمدينة المنورة.

- عدم إبرام عقود سكن في المدينة المنورة تمدد إلي ما بعد يوم الخامس من ذي الحجة.

- التأكد على إبرام عقود سكن في مكة المكرمة للحجاج العائدين من المدينة المنورة بدء من يوم الخامس ذي الحجة وحتي مغادرتهم بعد موسم الحج.

- عدم جواز نقل الحجاج من المدينة المنورة للمشاعر المقدسة مباشرة يوم الخامس من ذي الحجة وما بعده.

- آخر موعد لمراجهة ممثليات خادم الحرمين الشريفين بغرض الحصول على تأشيرات زيارة للمملكة بغرض استكمال الإجراءات المطلوبة، هو منتصف شهر رمضان المبارك من كل عام.

- لا يقبل توكيل أى مواطن سعودي أو مقيم في المملكة أو خارج البلد الذي يوجد فية المنظم بغرض القدوم للمملكة لاستكمال الإجراءات النظامية المطلوبة.

- إذا كان ممثل المنظم مديراً أو وكيلاً عن المالك، فلا يجوز له أن يكون وكيلا لأكثر من منظم واحد، كما لا يقبل أن يكون الشخص الواحد مالكا لأكثر من مؤسسة واحد.

- يجب التعاقد مع النقابة العامة للسيارات ودفع ضمان مالي بمبلغ وقدرة ثمانية عشر ريال عن كل حاج وهو يمثل (10%) من قيمة تذكرة النقل الخاصة بالمشاعر المقدسة ويعتبر هذا الضمان مسترد مالم تكن هنلك ملاحظات تستوجب حسم هذا الضمان أو جزء منه.

ثانياً : المراحل والخطوات الإجرائية:

أ- داخل المملكة العربية السعودية:

إذا توفرت في المنظم الاشتراطات السابق ذكرها فعلية أو على ممثله النظامي القيام بما يلي:

-الحصول على تأشيرة زيارة "متكررة" والقدوم للمملكة خلال الفترة من بداية شهر رجب إلي منتصف شهر شوال، بغرض استكمال كافة الإجراءات المطلوبة وإبرام العقود للحصول على موافقة وزارة الحج بالعدد المطلوب من التأشيرات.

-جمبع الإجراءات والعقود والمراجعة يجب أن تتـــم من قبل ممثل المنظم نفسه، صاحب، مدير، وكيل، كما يجب عليه إحضار مايلي:

1- بطاقة التعريف الخاصة به التي يتم التعامل بها رسميا في بلده.

2- تصريح العمل الصادر من بلده بعد المصادقة عليه وفقا لما ورد سابقا.

3- خطاب توكيل أو تفويض مصادق عليه من ممثلية خادم الحرمين الشريفين في بلده في حالة التوكيل.

-مراجعة مؤسسة الطوافة التي تتولي خدمة حجاج الدولة التي منحته التصريح بالعمل في مجال السفروالسياحة وذلك للقيام بمايلي:

1- تقديم صورة من جواز سفره، بطاقة التعريف الخاصة به، تصريح العمل الصادر من بلده، خطاب التوكيل أو التفويض في حالة التوكيل مع إحضار الأصول ليتم تصديق الصور.

2- تعبئة النموذج الموحد لطلب الحصول على موافقة وزارة الحج بإصدار تأشيرات الحج.

3- إبرام عقد تقديم الخدمة المعتادة مع مؤسسة الطوافة، ويدفع المنظم لإثبات جدية التعاقد ضمانا ماليا مقدارة 10% من حصة المؤسسة من عوائد الخدمة، يسترد بالكامل بعد إنتهاء موسم الحج مباشرة.

4- إذا رغب ممثل المنظم في تقديم خدمة متميزة لحجاجه، فيقوم بإبرام عقود هذه الخدمة مع مؤسسة الطوافة ويدفع مقدما ما لايقل عن 50% من قيمة هذه العقود، وفي هذه الحالة فهو غير مطالب بدفع قيمة مبلغ الضمان المشار إلية في الفقرة السابقة.

5- إبرام عقود الإسكان وخدمة السكن بمكة المكرمة او (المدينة المنورة) على النماذج الخاصة بمؤسسة الطوافة أو (مؤسسة الادلاء) ودفع مبلغ الإيجار وفقا لضوابط الإسكان.

6- إبرام عقود النقل بين مدن الحج والمشاعر المقدسة مع الشركات المنضوية تحت مظلة النقابة العامة للسيارات.

7- إبرام عقد نقل وتبادل المعلومات آليا عبر شبكة الوزارة مع الشركة المشغلة لمركز معلومات الحج والعمرة.

8-توقيع تعهد أو إقرار من قبل المنظم بالالتزام بجميع ما هو وارد من اشتراطات أو تعليمات.

-تقديم جميع المستندات إلي مؤسسة الطوافة المعنية وتبرم جميع العقود بمعرفتها.

-تقوم مؤسسة الطوافة بمراجعة كافة العقود المشار إليها آنفا، وإدخالها في برنامج الحاسب الآلي المعد لذلك من خلال شبكة الوزارة، ومن ثم يتم إرسال الملف المشتمل على كافة هذه العقود والمستندات إلي فرع وزارة الحج بمكة المكرمة لإقرارها وتوثيقها واعتماد العدد المصرح به لكل منظم، ومن ثم إصدار تذكرة مراجعة للمنظم ليتم بموجبها إشعار وزارة الخارجية بالسقف الذي تم تحديدة لهذا المنظم آليا عبر شبكة المعلومات المجهزة لهذا الغرض.

ب- داخل بلد الحاج:

-يجب على المنظم أن يقوم بإبرام عقود فردية بينة وبين الحجاج تشمل: مواصفات ومستويات السكن والنقل والتغذية والخدمات المتفق عليها ويزود الحاج بنسخة من هذا العقد، يحضرها معه عند قدومه.

-يقوم المنظم بإدخال بيانات جواز سفر الحجاج التابعين له في الحاسب الآلي عبر الموقع المخصص لذلك في شبكة المعلومات العالمية وعبر مركز المعلومات بالحج والعمرة.

-يقوم بعد ذلك المنظم بتقديم جوازات السفر إلي ممثلية خادم الحرمين الشريفين في بلده مصحوبا برقم تذكرة المراجعة الذي حصل علية من فرع الوزارة بمكة المكرمة للحصول على التأشيرات المطلوبة.

ج- عند وصول الحجاج إلى المملكة:

-يجب على ممثل المنظم الذي قام بإبرام العقود والاتفاقيات عمل مايلي:

1- الحضور مع أول فوج من حجاجه.

2- مراجعة مؤسسة الطوافة المعنية (مجموعات الخدمات الميدانية) بمكة المكرمة ومؤسسة الأدلاء بالمدينة المنورة وإثبات حضورة وترك عنوان سكنه ووسيلة الاتصال به وتأكيد سكن الحجاج وأسماء المرشدين العاملين معه في خدمة الحجاج.
3- عدم مغادرة المملكة حتي يغادر آخر فوج من حجاجه ويحصل على إخلاء طرف من مؤسسة الطوافة المعنية بمكة المكرمـــــة ومؤسسة الأدلاء بالمدينة المنورة